(BEST PRACTICES FOR TECHNICAL EVALUATION METHODS OF CONSTRUCTION/CIVIL WORK)
Beyond of Presidential Regulation
Tulisan ini disampaikan kepada pembaca untuk membuka cakrawala Pengadaan Barang/Jasa di Indonesia yang bertumpu pada Peraturan Presiden.
Pada proses pengadan di lingkungan BUMN/BUMD, BLU/BLUD masih ada peraturan peraturan yang mengaturpengadaan di ORGANISASI tersebut yang pengaturannya terkait pada Perpres (Presidential Regulation), atauPeraturan peraturan lain dibawahnya, seperti Peraturan Menteri atau Peraturan Kepala Daerah (PeraturanGubernur, Bupati/Walikota) yang terpengaruh dan masih bernafaskan Pengadaan barang/jasa Pemerintah.Sehingga BUMN/BUMD, BLU/BLUD tersebut merasa tidak leluasa dan masih kesulitan mengembangkanOrganisasinya dalam upaya MENCAPAI titik efisiensi dan Value for money secara utuh sesuai karakteristik yangspesifik pada masing masing BUMN/BUMD, BLU/BLUD, sebagaimana yang dilakukan oleh PerusahaanPrivat/Swasta. Sehingga persaingan dalam pelayanan, kinerja dan output, dll masih tertinggal dibandingkan dengan Perusahaan Privat/Swasta.
Berangkat dari hal tersebut, maka Penulis mencoba memberikan gambaran bahwa proses evaluasi Penawaran itu mutlak tujuannya untuk mencapai efektif, efisien dan value for money yang sebesar besarnya SESUAI KARAKTERISTIK MASING MASING, sehingga menguntungkan organisasiserta mempermudah aliran rantai pasok guna menunjang kelancaran semua lini fungsi dan tugas Organisasi. Khusus dalam tulisan ini Penulis akan memaparkan berdasarkan pengalaman Penulis dan Best PractIces yang telah berjalan dalam melakukan evaluasi Penawaran, dengan judul EVALUASI PENAWARAN TEKNIS PEKERJAAN KONSTRUKSI di Dunia Pengadaan pada Umumnya.
Definisi Evaluasi Penawaran
Evaluasi penawaran adalah proses terstruktur guna memeriksa dan membandingkan penawaran untuk memilih penawaran terbaik dalam upaya mendapatkan barang , pekerjaan konstruksi dan jasa yang diperlukan dalam upaya mencapai tujuan suatu organisasi. Penawaran yang terbaik direkomendasikan sebagai hasil evaluasi penawaran disebut sebagai penawaran yang responsif dan terendah harganya setelah dilakukan evaluasi penawaran. Proses ini juga biasa disebut sebagai tender yang paling menguntungkan secara ekonomis.
Penawaran Responsif Terendah dan Penawaran dengan Harga Terendah
Penawaran Responsif Terendah , adalah penawaran yang telah di evaluasi, diperiksa dan memenuhi terhadap persyaratan kualifikasi formal, dievaluasi secara rinci dan teliti, telah terbukti memenuhi kriteria evaluasi yang telah ditentukan dalam dokumen Tender, serta terbukti memiliki harga terendah. setelah evaluasi harga dan perbandingan dengan Penawaran yang lain.
Penawaran dengan HargaTerendah, adalah penawaran yang harganya terendah pada saat dibacakan pada acara pembukaan penawaran pada proses Tender dan belum dilakukan proses evaluasi.
Unit yang bertanggung jawab melakukan Evaluasi Penawaran
Evaluasi penawaran merupakan tanggung jawab dari suatu unit/institusi yang bertugas memproses terlaksananya pengadaan (Procurement). Ada yang disebut Pokja Pemilihan (untuk sebutan di instansi Pemerintah). Untuk di Swasta/Privat ada yang disebut Panel Evaluasi Penawaran (Baik bagi Privat yang menggunakan jasa AGEN PENGADAAN maupun yang dilaksanakan sendiri oleh Unit didalam Organisasi Perusahaan) . Cara memanggil panel ini bergantung pada organisasinya. Istilah yang sama adalah panel peninjau kutipan , dewan peninjau tawaran , atau komite peninjau tender , dan masih banyak lagi. Sebagian besar Kerangka Hukum dan Peraturan pengadaan mensyaratkan bahwa badan tersebut merupakan badan tetap atau ad-hoc dengan setidaknya tiga anggota yang memiliki pengetahuan dalam bidang Pengadaan, dengan keahlian teknis dalam item tertentu yang diadakan dan merupakan perwakilan dari entitas pemilik dan pengguna akhir. Evaluasi penawaran dan rekomendasi pemenang semata-mata merupakan fungsi dari Pokja Pemilihan atau Panel Evaluasi Penawaran . Sebelum dilakukan evaluasi penawaran, kriteria evaluasi telah ditentukan sebelumnya dan dimasukkan sebagai syarat penawaran didalam dokumen penawaran . Pokja Pemilihan atau Panel evaluasi penawaran mengevaluasi penawaran yang diterima berdasarkan kriteria yang telah ditentukan saja dan merekomendasikan memberikan penghargaan kepada penawaran yang responsif dan terendah setelah dinyatakan lulus pada setiap tahapan evaluasi sampai direkomendasikan sebagai pemenang.
Kriteria evaluasi Penawaran
Kriteria evaluasi adalah standar yang menjadi dasar evaluasi penawaran. Secara umum kriteria evaluasi dapat dikategorikan menjadi tiga kategori antara lain (i) kriteria wajib, (ii) kriteria berbobot/tertimbang, dan (iii) kriteria berbobot/tertimbang dengan unsur wajib (UNDP, 2016).
Kriteria wajib digunakan dalam metode evaluasi penawaran secara langsung yang dinilai lulus/gagal, responsif/tidak responsif, atau patuh/tidak patuh. Biasanya digunakan dalam evaluasi pengadaan barang , namun juga dapat digunakan untuk pengadaan jasa dan pekerjaan infrastruktur . Kriteria wajib adalah kriteria pertama yang menjadi dasar evaluasi penawaran untuk menghilangkan penawaran yang tidak memenuhi persyaratan ini (UNDP, 2016).
Kriteria berbobot/tertimbang adalah kriteria yang dapat diukur berdasarkan derajat daya tanggap. Skala yang digunakan untuk mengukur tingkat daya tanggap bergantung pada metode pengadaan dan kategori pengadaan. Biasanya hal ini berlaku pada evaluasi pelayanan .
Kriteria berbobot/tertimbang dengan unsur wajib adalah kriteria yang persyaratan minimum wajibnya telah ditetapkan dan diukur di atas persyaratan minimum tersebut (UNDP, 2016); misalnya, suatu persyaratan dapat ditetapkan bagi seorang konsultan untuk fasih dalam setidaknya dua bahasa internasional dan skor yang dinilai dapat diberikan untuk orang-orang dengan kemampuan bahasa internasional tambahan, jika bahasa tambahan tersebut menambah nilai pada persyaratan tersebut.
Tahapan Evaluasi Penawaran
Tahapan Evaluasi Penawaran dilakukan dalam 4 tahapan;
Tahapan 1, adalah Evaluasi Dokumen Kualifikasi dan Administrasi Perusahaan (Pemenuhan terhadap syarat utama eksistensi perusahaan, kinerja dan performance Perusahaan, serta komitmen penyelesaian pekerjaan)
Tahapan 2, adalah Evaluasi dokumen Administrasi Penawaran (Kepatuhan terhadap pemenuhan dokumen tender/dokumen kontrak)
Tahapan 3, adalah Evaluasi dokumen Penawaran Teknis (Pemenuhan terhadap pesyaratan kualitas, kuantitas, waktu dan teknis pelaksanaan pekerjaan Konstruksi)
Tahapan 4, adalah Evaluasi Penilaian kewajaran harga yang di tawarkan (Pemenuhan terhadap upaya efektif, efisiensi, value for money dan mengoptimalkan NEGOSIASI)
EVALUASI PENAWARAN TEKNIS PEKERJAAN KONSTRUKSI
Definisi dan maksud Evaluasi Penawaran Teknis
Evaluasi Penawaran Teknis Pekerjaan Konstruksi adalah merupakan langka/tahap ke Tiga dalam proses Evaluasi Penawaran yang didalam tugasnya melakukan pemeriksaan kesesuaian pemenuhan terhadap persyaratan Penawaran Teknis yang telah ditetapkan dalam dokumen Tender
Unsur Persyaratan Penawaran Teknis Pekerjaan Konstruksi
Pemenuhan secara berurutan, saling keterkaitan dan saling menunjang antara satu unsur persyaratan dan unsur
persyaratan lainnya. Adapun urutan unsur Persyaratan Penawaran Teknis adalah sbb
Persyaratan 1, Metode Pelaksanaan dan Spesifikasi Teknis Pekerjaan Konstruksi
Persyaratan 2, Network Planning dan Rencana Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan
Persyaratan 3, Analisa satuan Pekerjaan dan Analisa satuan Peralatan
Persyaratan 4, Manajemen SDM (Personil Tenaga Kerja) Pelaksana Pekerjaan Konstruksi
Persyaratan 5, Manajemen Peralatan/Mesin Utama dan Peralatan Pendukung (Mobilisasi/demobilisasi)
Persyaratan 6, Manajemen Rantai pasok Row Material, Quary dan barang Pabrikan
Persyaratan 7, Manajemen Mutu (QC dan QA), Manajemen Keselamatan Kerja (K3) dan Manajemen Resiko
Persyaratan 8, Manajemen Waktu / masa pelaksanaan dan Kuantitas / Volume masing masing unsur satuan pekerjaan, termasuk Waktu Persiapan, Waktu Pelaksanaan dan Masa Dummy (Faktor iklim/Cuaca dsb)
Proses Evaluasi Penawaran Teknis Pekerjaan Konstruksi
Langkah 1, Melakukan pemeriksaan terhadap Metode Pelaksanaan Pekerjaan Konstruksi pada setiap unsur unsur satuan pekerjaan yang diselaraskan dengan Spesifikasi Teknis yang telah ditetapkan dalam Dokumen Tender, atau Spesifikasi Teknis yang telah dizinkan/dinyatakan setara pada Tender dengan Penyetaraan Spesifikasi Teknis Pekerjaan Konstruksi dengan mempertimbangkan kuantitas setiap unsur satuan pekerjaan dan waktu yang telah ditetapkan.
Langkah 2, Melakukan pemeriksaan terhadap Network Planning yang di selaraskan dengan Metode Pelaksanaan dan Rencana Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan Konstruksi yang telah disesuaikan dengan waktu/masa pelaksanaan pekerjaan yang telah di tentukan dalam Dokumen Penawaran dengan mempertimbangkan kuantitas setiap unsur satuan pekerjaan dan waktu yang telah ditetapkan.
Langkah 3, Melakukan pemeriksaan terhadap setiap unsur Analisa satuan pekerjaan dan setiap unsur analisa satuan peralatan/Mesin yang diselaraskan dengan Spesifikasi Teknis dan Metode Pelaksanaan Pekerjaan Konstruksi pada langkah 1 diatas dengan mempertimbangkan kuantitas setiap unsur satuan pekerjaan dan waktu yang telah ditetapkan.
Langkah 4, Melakukan pemeriksaan terhadap setiap unsur Analisa satuan pekerjaan dan setiap unsur analisa satuan peralatan yang diselaraskan dengan rencana Manajemen SDM (Personil Tenaga Kerja) Pelaksana Pekerjaan Konstruksi dengan mempertimbangkan kuantitas setiap unsur satuan pekerjaan dan waktu yang telah ditetapkan.
Langkah 5, Melakukan pemeriksaan terhadap setiap unsur Analisa satuan pekerjaan dan setiap unsur analisa satuan peralatan yang diselaraskan dengan rencana Manajemen Peralatan/Mesin (Peralatan Utama dan Pendukung) untuk Pelaksana Pekerjaan Konstruksi dengan mempertimbangkan kuantitas setiap unsur satuan pekerjaan dan waktu yang telah ditetapkan.
Langkah 6, Melakukan pemeriksaan terhadap setiap unsur Analisa satuan pekerjaan dan setiap unsur analisa satuan peralatan yang diselaraskan dengan rencana Manajemen Rantai pasok Material (Pabrikan/ non Pabrikan) dan Quary untuk Pelaksana Pekerjaan Konstruksi dengan mempertimbangkan kuantitas setiap unsur satuan pekerjaan dan waktu yang telah ditetapkan.
Langkah 7, Melakukan pemeriksaan terhadap setiap unsur kuantitas satuan pekerjaan dan setiap unsur satuan waktu yang diperlukan yang diselaraskan dengan rencana Manajemen Rantai pasok Material (Pabrikan/ non Pabrikan) dan Quary untuk Pelaksana Pekerjaan Konstruksi dengan mempertimbangkan kuantitas setiap unsur satuan pekerjaan dan waktu pelaksanaan pekerjaan yang telah ditetapkan.
Langkah 8, Melakukan pemeriksaan kesesuaian pengelolaan Mutu (QC dan QA) dengan Jadwal pelaksanaan/network planning dan Spesifikasi, serta menilai kedalaman dan kesiapan pengelolaan K3 dan pengelolaan Resiko Pekerjaan
Tahapan Klarifikasi Evaluasi Penawaran
Mengklasifikasikan proses evaluasi penawaran ke dalam empat tahap dasar yang mencakup (1)
pemeriksaan pendahuluan untuk mengetahui respons terhadap persyaratan kualifikasi formal, (2) evaluasi untuk memenuhi persyaratan teknis, (3) evaluasi harga/finansial, dan (4) pasca kualifikasi/uji tuntas. Sbb;
- Pemeriksaan Pendahuluan untuk Ketanggapan terhadap Persyaratan Kualifikasi Formal: Selama pemeriksaan pendahuluan, penawaran diperiksa untuk memastikan bahwa penawaran tersebut berasal dari perusahaan atau negara yang memenuhi syarat, bahwa penawaran diajukan dengan semua persyaratan, bahwa jaminan penawaran (jika diperlukan) adalah sah, dan bahwa pajak dan persyaratan lainnya persyaratan hukum dan komersial terpenuhi. Semua tawaran yang ditentukan non-responsif pada tahap ini tidak dipertimbangkan untuk tahap berikutnya.
- Evaluasi Kepatuhan terhadap Persyaratan Teknis: Pada tahap ini, panel mengevaluasi kepatuhan terhadap kualitas (spesifikasi) yang ditentukan. Mereka juga melihat isu-isu seperti pengalaman penawar, jadwal pengiriman, kepatuhan terhadap kuantitas yang ditentukan, jadwal kerja, layanan purna jual , garansi dan persyaratan lain yang ditentukan dalam dokumen penawaran . Namun hal ini tidak bersifat tetap, melainkan ditentukan sebelumnya berdasarkan kasus tertentu. Penawaran yang tidak memenuhi persyaratan teknis tidak dipertimbangkan untuk evaluasi harga/finansial. Sebelum evaluasi harga, semua penawaran yang tidak responsif akan dicantumkan dan alasan yang jelas dicatat mengapa penawaran tersebut tidak memenuhi syarat untuk evaluasi lebih lanjut.
- Evaluasi Harga/Keuangan: Pada tahap ini, panel memeriksa harga yang ditawarkan untuk mengetahui kesalahan perhitungan dan, tergantung pada jenis pengadaan ( barang , jasa atau pekerjaan), mempertimbangkan faktor-faktor seperti jumlah sementara dan diskon, dll. dalam lebih dari satu mata uang, semua mata uang dikonversi ke satu mata uang tunggal untuk evaluasi berdasarkan nilai tukar dari sumber tertentu, sebagaimana tercantum dalam dokumen penawaran . Harga yang dikoreksi/dievaluasi kemudian dibandingkan dan tawaran diurutkan mulai dari tawaran responsif terendah yang dievaluasi . Analisis kewajaran harga juga dilakukan untuk memastikan bahwa harga yang direkomendasikan penawar adalah wajar dengan mempertimbangkan kondisi pasar yang berlaku. Sebagian besar organisasi tidak melihat analisis kewajaran harga sebagai persyaratan evaluasi wajib, namun tersirat bahwa hal itu harus dilakukan; namun, Pedoman Pengadaan Program Millennium Challenge Corporation (MCC PPG) mengharuskan hal ini dilakukan secara formal (lihat MCCPPG P1.A.1.18).
- Pasca Kualifikasi/Uji Tuntas: Kegiatan ini berlaku untuk tawaran responsif terendah yang telah dievaluasi . Untuk beberapa organisasi yang telah melakukan prakualifikasi peserta lelang, verifikasi dilakukan terhadap peserta lelang yang paling responsif dan telah dievaluasi untuk memastikan bahwa peserta lelang tersebut masih mematuhi persyaratan prakualifikasi. Apabila prakualifikasi tidak dilakukan, maka pasca kualifikasi dilakukan berdasarkan kriteria yang ditentukan dalam dokumen penawaran . Bank Pembangunan Amerika Utara , misalnya, mewajibkan hal ini. Jika tidak ada prakualifikasi, pemeriksaan sederhana ini dilakukan berdasarkan kriteria kualifikasi yang ditentukan dalam dokumen penawaran . Organisasi lain, seperti Millennium Challenge Corporation (lihat MCC PPG P1.A.2.70, P1.A.2.71) dan Asian Development Bank , mengesampingkan pasca kualifikasi dimana prakualifikasi dilakukan.
Penulis ; Ir. H.M.S. Tazili Nawawi, MM (Construction Procurement Specialist/ Procurement Agent), 2025.